Chi Phí Tổ Chức Team Building 50 Người: Bảng Dự Toán Từng Hạng Mục
Lên dự toán chi phí team building cho 50 người là việc đầu tiên trước khi chốt địa điểm hay kịch bản. Giá mỗi hạng mục thay đổi theo địa điểm, mùa và nhà cung cấp, nên bài này đưa ra bảng dự toán mẫu có công thức tính cho từng hạng mục. Bạn chỉ cần điền đơn giá theo báo giá thực tế là ra tổng chi phí.
Bảng dự toán chi phí team building 50 người (mẫu)
| STT | Hạng mục | Cách tính | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | Xe đưa đón | Số xe × đơn giá/xe/ngày | Xe 45 chỗ cho 50 người cần 2 xe hoặc 1 xe lớn + 1 xe nhỏ |
| 2 | Địa điểm, vé vào cổng | Số người × giá vé (hoặc phí thuê sân) | Hỏi giá đoàn, thường có ưu đãi |
| 3 | Ăn uống | Số người × số bữa × suất ăn | Tính cả nước uống, trái cây giữa giờ |
| 4 | Lưu trú (nếu qua đêm) | Số phòng × giá phòng × số đêm | Thường 2–4 người/phòng |
| 5 | Đơn vị tổ chức, MC, quản trò | Trọn gói theo báo giá | Có thể tự tổ chức để tiết kiệm |
| 6 | Âm thanh, ánh sáng | Trọn gói theo báo giá | Kiểm tra địa điểm có sẵn chưa |
| 7 | Đạo cụ trò chơi | Theo danh sách trò chơi | Nhiều trò không cần đạo cụ |
| 8 | Giải thưởng, quà tặng | Số giải × giá trị giải | Thêm quà lưu niệm cho mọi người |
| 9 | Áo đồng phục | Số người × đơn giá áo đã in | Dùng lại được sau chuyến đi |
| 10 | Băng rôn, cờ đội, backdrop | Theo số lượng | Có thể in chung một đơn với áo |
| 11 | Bảo hiểm du lịch | Số người × phí bảo hiểm | Nên có khi đi xa, có hoạt động dưới nước |
| 12 | Chụp ảnh, quay phim | Trọn gói theo báo giá | Hoặc cử người có máy ảnh tốt |
| 13 | Dự phòng | Khoảng 10% tổng các mục trên | Cho phát sinh ngoài kế hoạch |
Mẹo: lập bảng này trên Google Sheets, thêm cột “Đơn giá”, “Thành tiền”, “Nhà cung cấp” và “Đã cọc” để theo dõi.
Những hạng mục chiếm nhiều ngân sách nhất
- Xe đưa đón và lưu trú: tăng mạnh nếu đi xa và ở qua đêm.
- Ăn uống: nhân theo số người và số bữa, dễ vượt dự kiến nếu không chốt thực đơn trước.
- Đơn vị tổ chức: tùy quy mô chương trình và số hoạt động.
Áo đồng phục: tự mua hay đặt xưởng?
Áo đồng phục chiếm phần nhỏ trong tổng ngân sách nhưng xuất hiện trong mọi bức ảnh của chuyến đi và còn được mặc lại sau đó. Nhiều ban tổ chức nghĩ tự mua áo trơn về in sẽ rẻ hơn, nhưng thường quên tính thời gian đi gom áo, rủi ro thiếu size và lệch màu.
Tự mua áo trơn về in có rẻ hơn không? Xem bài toán thời gian và chi phí cho 100 áo trước khi quyết định.
7 cách tiết kiệm chi phí team building
- Chọn địa điểm gần, đi về trong ngày để bỏ chi phí lưu trú.
- Đi vào ngày thường thay vì cuối tuần, lễ Tết.
- Đặt sớm 3–4 tuần để có giá tốt và nhiều lựa chọn.
- Tự tổ chức trò chơi không cần đạo cụ.
- Gom in áo, băng rôn, cờ đội chung một đơn.
- Chọn gói ăn uống theo set menu thay vì gọi món.
- Xin báo giá từ 2–3 nhà cung cấp để so sánh.
Xem thêm cẩm nang tổ chức team building từ A–Z và 10 địa điểm team building gần Sài Gòn.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí team building 50 người gồm những khoản nào?
Thường gồm xe đưa đón, địa điểm, ăn uống, lưu trú (nếu qua đêm), đơn vị tổ chức, âm thanh, đạo cụ, giải thưởng, áo đồng phục, băng rôn, bảo hiểm, chụp ảnh và khoảng 10% dự phòng.
Làm sao tiết kiệm chi phí team building?
Chọn địa điểm gần đi về trong ngày, tự tổ chức trò chơi không cần đạo cụ, gom in áo và băng rôn chung một đơn, đi ngày thường thay vì cuối tuần.
Có nên thuê đơn vị tổ chức team building không?
Với đoàn 50 người đi xa, có nhiều hoạt động, thuê đơn vị tổ chức giúp giảm tải hậu cần. Đoàn nhỏ, đi gần có thể tự tổ chức.
